Insektenschutz für Vereinsheim, Sporthalle und Gemeindehaus: Ehrenamt und Budget

Wie gehen Sie das Gebäude durch?

Gehen Sie das Gebäude Raum für Raum durch, am besten gemeinsam mit dem Hallenwart oder der Person, die den Schlüssel verwaltet. Notieren Sie je Raum, welche Fenster und Türen es gibt, ob sie geöffnet werden und wer den Raum nutzt. Fotos halten fest, was Sie später beim Aufmaß zeigen.

Vereinsheime, Sporthallen und Gemeindehäuser sind sehr unterschiedlich gebaut und genutzt. Dieser Ratgeber liefert deshalb Fragen und Hilfsmittel für die Planung: Räume ordnen, Budget einteilen, Zuständigkeiten klären, Zustimmung einholen.

Sprechen Sie vor der Begehung mit den Personen, die die Räume nutzen, also mit Trainerinnen und Trainern, der Jugendleitung, Wirtsleuten oder dem Hausmeister. Sie wissen, welche Fenster und Türen bei Training, Sitzung oder Fest offen stehen und an welchen Stellen es im Alltag hakt.

• Raumname und Stockwerk eintragen.
• Fenster und Türen zählen und von jeder Öffnung ein Foto machen.
• Festhalten, wer den Raum nutzt und zu welchen Anlässen.
• Besonderheiten notieren, zum Beispiel hohe Fenster, Oberlichter, Lichtschächte oder Kellerfenster.

Legen Sie die Notizen in einer gemeinsamen Datei oder einem Ordner ab, auf den Vorstand, Hallenwart und Eigentümer zugreifen können. Jede Person, die später am Aufmaß oder am Angebot beteiligt ist, arbeitet dann mit demselben Stand.

Wenn das Gebäude einer Kommune gehört, hilft ein Blick in den Ratgeber zu Insektenschutz für Kommunen und öffentliche Gebäude.

Welche Räume kommen zuerst?

Beginnen Sie mit den Räumen, in denen sich Personen am längsten aufhalten oder in denen Speisen und Getränke zubereitet und ausgegeben werden. Nebenräume folgen in einem späteren Abschnitt, etwa Geräteräume und Keller. Die Reihenfolge ist ein Planungsvorschlag, den Ihr Verein nach Nutzung und Veranstaltungskalender ändern kann.

Eine Reihenfolge erleichtert die Budgetplanung, weil Sie nicht alles auf einmal bestellen müssen. Stellen Sie bei der Begehung je Raumtyp die Frage aus der Tabelle. Die Antworten zeigen, wo der Bedarf am größten ist.

Berücksichtigen Sie den Veranstaltungskalender. Steht in absehbarer Zeit ein Fest oder ein Turnier an, kann ein Raum Vorrang bekommen, der sonst später dran wäre. Besprechen Sie das mit den Gruppen, die den Raum nutzen, und tragen Sie die Entscheidung in die Planung ein.

Wer in einem Raum Speisen und Getränke ausgibt, findet im Ratgeber zu Insektenschutz in der Gastronomie weitere Anregungen für die Begehung.

Was steht in der Verordnung über Fenster?

Anhang II Kapitel II Nr. 1 Buchstabe d der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 sagt zu „Fenster und andere Öffnungen“ unter anderem: „Soweit sie nach außen öffnen können, müssen sie erforderlichenfalls mit Insektengittern versehen sein, die zu Reinigungszwecken leicht entfernt werden können.“ Ob die Vorschrift Ihren Verein betrifft, beurteilt dieser Ratgeber nicht.

Die ersten beiden Sätze von Buchstabe d lauten: „Fenster und andere Öffnungen müssen so gebaut sein, dass Schmutzansammlungen vermieden werden. Soweit sie nach außen öffnen können, müssen sie erforderlichenfalls mit Insektengittern versehen sein, die zu Reinigungszwecken leicht entfernt werden können.“

Die Überschrift des Kapitels lautet: „Besondere Vorschriften für Räume, in denen Lebensmittel zubereitet, behandelt oder verarbeitet werden (ausgenommen Essbereiche und die Betriebsstätten gemäß Kapitel III)“. Artikel 1 Absatz 1 beginnt mit den Worten: „Diese Verordnung enthält allgemeine Lebensmittelhygienevorschriften für Lebensmittelunternehmer unter besonderer Berücksichtigung folgender Grundsätze:“

Den Text finden Sie in der konsolidierten Fassung der Verordnung (EG) Nr. 852/2004 vom 24.03.2021. Sie trägt den Vermerk: „Dieser Text dient lediglich zu Informationszwecken und hat keine Rechtswirkung.“ Verbindlich sind laut Vermerk „nur die im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlichten und auf EUR-Lex verfügbaren Texte“.

Wie gehen Sie mit der Rechtsfrage um?

Behandeln Sie die Frage, ob die Verordnung für Ihren Verein gilt, als eigenen Punkt und holen Sie dazu fachkundige Beratung ein, bevor der Vorstand entscheidet. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie die Planung vorbereiten, ohne die Antwort vorwegzunehmen, und leitet aus dem Wortlaut nichts für einzelne Vereine, Feste oder Räume ab.

Legen Sie für die Beratung drei Dinge zusammen: den Wortlaut aus dem vorigen Abschnitt, Ihre Raumliste aus der Begehung und eine Notiz, welche Räume für Speisen und Getränke genutzt werden. Mit diesen Unterlagen lässt sich eine Auskunft gezielt einholen, und Sie können das Ergebnis im Protokoll des Vorstands festhalten.

Eine praktische Frage für das Aufmaß bleibt von der Rechtslage unberührt: Welche Systeme lassen sich zum Reinigen abnehmen? Der Wortlaut nennt Insektengitter, die „zu Reinigungszwecken leicht entfernt werden können“. Fragen Sie beim Aufmaß, wie das bei den einzelnen Systemen gelöst ist.

Der Ratgeber zu Insektenschutz im Lebensmittelhandwerk und Hofladen behandelt Betriebe, die Lebensmittel herstellen oder verkaufen.

Wem gehört das Gebäude?

Klären Sie als Erstes, wem das Gebäude gehört. Gehört es nicht dem Verein, etwa weil die Gemeinde oder ein Verband Eigentümer ist, fragen Sie dort vor der Bestellung nach, was für Änderungen an Fenstern und Türen gilt. Lesen Sie dazu Ihren Nutzungsvertrag oder Pachtvertrag.

Bitten Sie um die Antwort schriftlich und legen Sie sie zu den Vereinsunterlagen. Eine einfache Vorlage hilft beiden Seiten: Welche Fenster und Türen sind betroffen, welches System ist vorgesehen, welcher Betrag ist geplant, und was soll sich am Gebäude ändern? Die Antwort des Eigentümers ist die Grundlage für den Beschluss im Verein.

Bei Gemeindehäusern und anderen Gebäuden in öffentlicher Hand fragen Sie nach, wer Ihr Anliegen annimmt und welchen Weg es nimmt. Schildern Sie die Lage mit Raumliste und Fotos. Mehr dazu steht im Ratgeber Insektenschutz bei Schulen und Ausschreibungen.

Wer im Verein gibt das Geld frei?

Fragen Sie im Verein nach, wer Ausgaben freigeben darf, und sehen Sie dazu in Satzung und Beschlüssen nach. Prüfen Sie, ob es eine Betragsgrenze gibt und ob der Vorstand allein entscheidet oder die Mitgliederversammlung beteiligt werden muss. Fragen Sie im Zweifel die Schatzmeisterin oder den Schatzmeister und halten Sie das Ergebnis schriftlich fest.

Legen Sie fest, wer das Angebot entgegennimmt, wer es prüft und wer unterschreibt. Im Ehrenamt wechseln Ämter, deshalb gehört die Zuständigkeit ins Protokoll und nicht in den Kopf einer einzelnen Person. So findet auch die Nachfolge die Entscheidung wieder.

Verbindliche Preise gibt es nach dem kostenlosen Aufmaß. Wie Sie ein Angebot lesen und worauf Sie achten, beschreibt der Ratgeber Insektenschutz Angebot prüfen. Lassen Sie den Vorstand mit dem Angebot in der Hand entscheiden.

• Wer darf laut Satzung den Betrag freigeben?
• Braucht es einen Beschluss, und von welchem Gremium?
• Wer nimmt das Angebot entgegen und prüft es?
• Aus welchem Posten im Haushalt wird gezahlt?

Wie planen Sie das Budget in Abschnitten?

Teilen Sie die Anschaffung in Abschnitte und notieren Sie je Abschnitt die Produktpreise aus der Tabelle. Dazu kommen 60 € Anfahrt. Verbindlich wird jeder Betrag erst nach dem kostenlosen Aufmaß. So kann der Vorstand Abschnitt für Abschnitt beschließen, statt eine Gesamtsumme auf einmal freizugeben.

Zählen Sie die Fenster und Türen je Raum und halten Sie fest, welche Preise aus der Tabelle Sie zum Vergleich heranziehen. Das Ergebnis ist eine Schätzung für die Haushaltsplanung. Verbindliche Preise nach kostenlosem Aufmaß.

Fragen Sie beim Aufmaß, ob sich das Angebot in Abschnitte gliedern lässt und wie die Anfahrt zu rechnen ist, wenn mehrere Räume in einem Termin aufgenommen werden. Halten Sie die Antwort im Protokoll fest, damit der Vorstand Abschnitt für Abschnitt entscheiden kann.

Was ist mit Förderung für Vereine?

Ob es Zuschüsse für Ihr Vorhaben gibt, erfahren Sie bei Ihrer Gemeinde und bei Ihrem Verband. Dieser Ratgeber nennt kein Förderprogramm. Fragen Sie nach den Bedingungen und danach, ob ein Antrag vor der Bestellung gestellt werden muss, und planen Sie nur mit Beträgen, die Ihnen schriftlich zugesagt sind.

Bereiten Sie die Anfrage mit denselben Unterlagen vor wie die Vorstandssitzung: Raumliste, Fotos, Preisliste und, sobald vorhanden, das Angebot nach dem Aufmaß. Notieren Sie Datum, Ansprechperson und Antwort jeder Anfrage.

• Bei der Gemeinde nachfragen, ob für Vereinsgebäude Mittel vorgesehen sind.
• Beim Verband oder Dachverband des Vereins nachfragen.
• Klären, ob der Antrag vor der Bestellung gestellt werden muss.
• Bedingungen schriftlich bestätigen lassen, bevor Sie Beträge in den Haushalt einplanen.

Wie bereiten Sie das Aufmaß vor?

Benennen Sie eine Ansprechperson, die den Termin begleitet, die Schlüssel hat und die Räume kennt. Das Aufmaß ist kostenlos. Legen Sie den Termin so, dass alle Räume zugänglich sind und niemand für Training oder Veranstaltungen warten oder umplanen muss. Die Ansprechperson beantwortet Fragen zur Nutzung der Räume direkt vor Ort.

Im Ehrenamt hängt ein Termin an den Personen, die Zeit haben. Klären Sie deshalb vorab, wer wann kann, und halten Sie eine Vertretung bereit. Eine Liste mit den Fenstern und Türen samt Raumnamen und die Fotos aus der Begehung sparen am Termin Rückfragen.

• Alle Räume aufschließen lassen, auch Keller und Geräteräume.
• Den Eigentümer oder die Gemeinde vorab informieren, wenn das Gebäude nicht dem Verein gehört.
• Fotos von Besonderheiten bereithalten, zum Beispiel von Lichtschächten oder Oberlichtern.
• Eine Person erreichbar halten, die bei Fragen zum Angebot entscheiden darf.

Planen Sie nach dem Termin Zeit für die Auswertung ein. Nach dem Aufmaß gibt es verbindliche Preise. Planen Sie Zeit ein, um im Verein darüber zu entscheiden. Wer den Termin kurz vor eine Veranstaltung legt, hat für beides wenig Spielraum.

Eine Liste für den Tag selbst finden Sie in der Checkliste für den Aufmaßtermin. Wie man Maße abnimmt, beschreibt die Anleitung zum Ausmessen.

Was gilt für Hallenfenster und Türen?

Sprechen Sie hohe Fenster, Oberlichter, Kellerfenster, Lichtschächte und Türen beim Aufmaß ausdrücklich an. Welches Produkt an welche Öffnung soll, besprechen Sie beim Aufmaß. Bringen Sie Fotos mit, damit bei einer Halle mit vielen Öffnungen keine übersehen wird, und notieren Sie vorab, welche Öffnungen schwer zugänglich sind.

Die Preisliste oben nennt diese Produkte: Spannrahmen, LiSa, Rollo Dachfenster, Rollo Fenster, Schiebeanlage, Drehrahmentür, Plissee und Pendeltür. Eine Zuordnung zu einzelnen Räumen nimmt dieser Ratgeber nicht vor, denn sie hängt von der Öffnung ab.

Auf den Produktseiten finden Sie die Produkte im Überblick: Fliegengitter für Fenster, Fliegengitter für Türen und Fliegengitter für Lichtschächte.

Wie regeln Sie das Lüften bei Festen?

Legen Sie vor der Veranstaltung fest, wer wann welche Fenster und Türen öffnet und schließt, und schreiben Sie die Absprache auf. So wissen auch Helfer, die das Haus kaum kennen, was gilt. Weitere Hinweise zum Lüften stehen im Ratgeber Richtig lüften mit Insektenschutz.

Ein kurzer Aushang an der Tür hält die Absprache fest. Tragen Sie darauf ein, wer am Ende der Veranstaltung kontrolliert, ob alle Fenster und Türen wieder geschlossen sind. Besprechen Sie die Regeln vorab im Vorstand, damit sie bei jedem Fest dieselben bleiben.

Für Außenflächen wie einen Biergarten gelten andere Fragen als für den Saal. Sie stehen im Ratgeber Insektenschutz im Biergarten.

Wer pflegt das Gitter im Vereinsalltag?

Tragen Sie namentlich ein, wer die Gitter reinigt und wen Sie bei Schäden ansprechen, zum Beispiel den Hallenwart oder einen Putzdienst. Bei einem Wechsel im Ehrenamt gehört diese Angabe in die Übergabe, damit die Nachfolge sie findet. Eine Anleitung zum Reinigen steht im Ratgeber Fliegengitter reinigen.

Vermerken Sie die Zuständigkeit in der Hausordnung oder im Übergabeblatt des Hallenwarts. Wer ein Gitter beschädigt vorfindet, braucht einen Namen und einen Weg, den Schaden zu melden. Ob sich eine Reparatur lohnt oder ein Austausch näher liegt, behandelt der Ratgeber Fliegengitter reparieren oder austauschen.

Wenn mehrere Gruppen das Haus nutzen, einigen Sie sich auf eine Stelle, die Meldungen sammelt. Das kann ein Eintrag im Hallenbuch oder eine Adresse für Rückmeldungen sein. Alle Gruppen sollten diesen Weg kennen, deshalb gehört er in die Hausordnung und in die Einweisung neuer Trainerinnen und Trainer.

Was gehört in die Vorstandsvorlage?

Nehmen Sie eine kurze Liste in die Vorstandssitzung mit: welche Räume zuerst, wem das Gebäude gehört, wer Ausgaben freigibt, welcher Betrag für den ersten Abschnitt vorgesehen ist, wer das Aufmaß begleitet und wer die Pflege übernimmt. Halten Sie die Antworten im Protokoll fest.

Mit der Liste stellen Sie im Aufmaß klare Fragen, und der Vorstand entscheidet auf einer gemeinsamen Grundlage. Ergänzen Sie, was Ihr Verein sonst verlangt, etwa einen Kostenvoranschlag oder einen Beschlusstext.

• Welche Räume haben Vorrang, und warum?
• Wem gehört das Gebäude, und wer muss gefragt werden?
• Wurde die Rechtsfrage zur Lebensmittelhygiene mit fachkundiger Beratung geklärt?
• Welcher Betrag ist für den ersten Abschnitt im Haushalt vorgesehen?
• Wurde bei Gemeinde und Verband nach Zuschüssen gefragt?
• Wer begleitet das Aufmaß und hat die Schlüssel?
• Wer übernimmt künftig Pflege und Reinigung?

Verbindliche Preise gibt es nach dem kostenlosen Aufmaß. Auf dieser Grundlage entscheidet der Vorstand. Einrichtungen und Betriebe finden weitere Informationen auf der Seite Insectosun für Unternehmen.

Häufige Fragen zu Insektenschutz für Vereine

Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung und gibt keine Auskunft zu Fördermitteln. Verbindliche Preise nach kostenlosem Aufmaß.